Palkkahallinnon ulkoistamisen kustannukset koostuvat tyypillisesti kuukausimaksuista, työntekijäkohtaisista veloituksista ja käyttöönottomaksuista. Hinnoittelumallit vaihtelevat palveluntarjoajittain, mutta yleensä kustannukset määräytyvät yrityksen koon, palkansaajien määrän ja tarvittavien palveluiden laajuuden mukaan. Vaikka ulkoistaminen tuo suoria kuluja, se voi pitkällä aikavälillä tuoda merkittäviä säästöjä vähentämällä sisäisiä henkilöstö-, koulutus- ja järjestelmäkuluja sekä minimoimalla virheistä aiheutuvia kustannuksia.
Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä?
Palkkahallinnon ulkoistaminen tarkoittaa yrityksen palkkoihin liittyvien toimintojen siirtämistä ulkopuolisen asiantuntijan hoidettavaksi. Käytännössä tämä kattaa koko palkkaprosessin hallinnan aina työaikaseurannasta palkanmaksuun ja viranomaisraportointiin.
Ulkoistettuun palkkahallintoon sisältyy tyypillisesti:
- Palkanlaskenta ja -maksu
- Työaikaseuranta ja lomalaskenta
- Työehtosopimusten tulkinta ja soveltaminen
- Lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille
- Palkkatodistukset ja muut dokumentit
Yritykset päätyvät ulkoistamaan palkkahallinnon usein siksi, että haluavat keskittyä ydintoimintaansa ja varmistaa palkanlaskennan virheettömyyden. Etenkin pienille ja keskisuurille yrityksille oman palkanlaskijan palkkaaminen ja osaamisen ylläpitäminen voi olla kallista ja haastavaa.
Ulkoistamisprosessi alkaa yleensä tarpeiden kartoituksella, kumppanin valinnalla ja siirtyy sitten käyttöönottovaiheeseen, jossa palveluntarjoaja perehtyy yrityksen käytäntöihin. Tämän jälkeen siirrytään varsinaiseen palvelutuotantovaiheeseen, jossa tilitoimisto hoitaa sovitut tehtävät säännöllisesti.
Mistä palkkahallinnon ulkoistamisen kustannukset koostuvat?
Palkkahallinnon ulkoistamisen kustannusrakenne perustuu tyypillisesti useaan eri komponenttiin, joista merkittävimpiä ovat kiinteät kuukausimaksut ja työntekijäkohtaiset veloitukset.
Tavallisimmat kustannuselementit ovat:
- Kuukausimaksut: Perushinta palvelusta, joka kattaa yleiset hallinnolliset kulut
- Työntekijäkohtaiset maksut: Hinnoittelu palkansaajien lukumäärän mukaan
- Käyttöönottokustannukset: Kertaluonteiset aloitusmaksut palvelun perustamisesta
- Järjestelmäintegraatiot: Kulut taloushallinnon ohjelmistojen yhteensovittamisesta
- Lisäpalvelut: Erikseen hinnoitellut palvelut kuten raportointi tai HR-konsultointi
Hinnoittelumallit vaihtelevat merkittävästi palveluntarjoajien välillä. Osa tilitoimistoista, kuten me Firmallyllä, suosii selkeää ja läpinäkyvää hinnoittelua, jossa asiakas maksaa vain tarvitsemistaan palveluista. Toiset tarjoavat kiinteitä paketteja, jotka sisältävät tietyn määrän palveluita.
Yrityksen koko ja toimiala vaikuttavat myös hinnoitteluun. Esimerkiksi rakennusalan yritykset tarvitsevat usein enemmän erikoisosaamista työehtosopimusten soveltamisessa, mikä voi vaikuttaa palvelun hintaan.
Miten palkkahallinnon ulkoistaminen vaikuttaa kokonaiskustannuksiin?
Palkkahallinnon ulkoistaminen voi tuoda yritykselle merkittäviä kustannussäästöjä pitkällä aikavälillä, vaikka suorat palvelumaksut tuovatkin uusia kuluja. Keskeinen hyöty on piilokustannusten väheneminen, joka realisoituu usealla tavalla.
Kun palkkahallinto ulkoistetaan, yritys säästää:
- Henkilöstökuluissa: Ei tarvetta palkata omaa palkanlaskijaa tai kouluttaa nykyistä henkilöstöä
- Ohjelmistokustannuksissa: Kalliiden palkanlaskentaohjelmistojen lisenssimaksut jäävät pois
- Virhekustannuksissa: Ammattilaisten tekemänä virheet vähenevät merkittävästi
- Ajanhallinnan tehostumisessa: Johto voi keskittyä ydintoimintaan
Erikokoisille yrityksille hyödyt näyttäytyvät eri tavoin. Pienille yrityksille (alle 10 työntekijää) ulkoistaminen on lähes aina kustannustehokkaampaa kuin oman osaamisen rakentaminen. Keskisuurille yrityksille (10-50 työntekijää) ulkoistamisen hyödyt tulevat esiin erityisesti asiantuntemuksen saatavuudessa ja riskienhallinnassa.
Pitkällä aikavälillä ulkoistamisella saavutettu kustannustehokkuus paranee, kun prosessit hioutuvat ja yhteistyö palveluntarjoajan kanssa syvenee. Myös lainsäädännön muutoksiin liittyvät koulutustarpeet siirtyvät palveluntarjoajan vastuulle.
Mitä piilokustannuksia palkkahallinnon ulkoistamiseen voi liittyä?
Vaikka palkkahallinnon ulkoistaminen on useimmiten kustannustehokasta, siihen voi liittyä odottamattomia kuluja, joihin kannattaa varautua etukäteen. Näistä merkittävimpiä ovat sopimusmuutoksista aiheutuvat lisäkustannukset.
Tyypillisiä piilokustannuksia voivat olla:
- Sopimusmuutokset: Palvelun laajentamisen tai supistamisen yhteydessä syntyvät kulut
- Integraatiohaasteet: Olemassa olevien järjestelmien yhteensovittamisen ongelmat
- Käyttöönoton vaatima aika: Oman henkilöstön perehdyttämiseen kuluva työaika
- Lisäpalvelut: Sopimuksen ulkopuolelle jäävät erikoispalvelut
- Tiedonsiirron viiveet: Kommunikaatiokatkoksista johtuvat lisätyöt
Piilokustannuksilta välttyäkseen kannattaa varmistaa, että palvelusopimus on selkeä ja kattava. Pyydä tilitoimistolta yksityiskohtainen erittely kaikista mahdollisista lisäkustannuksista ja varmista, mitä kaikkea peruspalveluun sisältyy.
Meillä Firmallyllä pyrimme läpinäkyvään hinnoitteluun ja käymme asiakkaidemme kanssa tarkasti läpi kaikki palveluun liittyvät kustannukset ennen sopimuksen tekemistä. Tällä tavoin vältytään ikäviltä yllätyksiltä yhteistyön aikana.
Miten valita kustannustehokas palkkahallinnon kumppani?
Kustannustehokkaan palkkahallinnon kumppanin valinnassa tärkeintä on löytää palveluntarjoaja, jonka hinnoittelumalli ja osaaminen vastaavat yrityksesi tarpeita. Kokonaistaloudellisuus ratkaisee pelkän hinnan sijaan.
Kumppanin valinnassa huomioitavia tekijöitä:
- Hinnoittelumallin sopivuus: Vastaako hinnoittelu yrityksesi kokoa ja rakennetta?
- Palveluvalikoiman kattavuus: Saatko kaikki tarvitsemasi palvelut samalta kumppanilta?
- Asiantuntemus toimialallasi: Onko kumppanilla kokemusta yrityksesi toimialasta?
- Palvelun skaalautuvuus: Kasvaako palvelu yrityksesi mukana?
- Järjestelmäosaaminen: Käyttääkö kumppani moderneja ohjelmistoja?
Pyydä aina useampia tarjouksia ja vertaile niitä huolellisesti. Tarjouksia verratessa kiinnitä huomiota kokonaiskustannuksiin ja varmista, että kaikki tarvitsemasi palvelut sisältyvät hintaan. Ota huomioon myös se, miten näppärästi yhteistyö toimii käytännössä.
Pyydä referenssejä ja keskustele muiden yritysten kanssa, jotka käyttävät kyseisen palveluntarjoajan palveluita. Hyvä palveluntarjoaja, kuten Firmally, tarjoaa myös mahdollisuuden keskustella nykyisten asiakkaiden kanssa palvelun laadusta.
Palkkahallinnon ulkoistamisen kokonaiskuva: kannattaako se?
Palkkahallinnon ulkoistaminen on useimmille yrityksille taloudellisesti kannattava ratkaisu, kun arvioidaan kokonaiskustannuksia ja saavutettavia hyötyjä. Asiantuntemuksen saatavuus ja ydintoimintaan keskittyminen tuovat etuja, jotka usein ylittävät suorat kustannukset.
Ulkoistamisen kannattavuuteen vaikuttavia tekijöitä:
- Yrityskoko: Pienille ja keskisuurille yrityksille lähes aina kannattavaa
- Palkanlaskennan monimutkaisuus: Mitä enemmän erityispiirteitä, sitä suuremmat hyödyt
- Toimiala: Tietyillä aloilla (kuten rakentaminen) erityishyötyjä alakohtaisesta osaamisesta
- Kasvutavoitteet: Kasvavalle yritykselle ulkoistaminen tarjoaa joustavuutta
Päätöksenteossa kannattaa punnita välittömien kustannusten lisäksi myös välilliset hyödyt: virheiden väheneminen, ajansäästö, asiantuntemuksen saatavuus ja lakien noudattamisen varmistuminen. Myös riskienhallinta paranee, kun vastuuta jaetaan asiantuntijan kanssa.
Firmallyllä autamme asiakkaitamme arvioimaan palkkahallinnon ulkoistamisen vaikutuksia heidän liiketoimintaansa ja löytämään juuri heille sopivan mallin. Ulkoistaminen on aina yksilöllinen päätös, mutta useimmiten se osoittautuu järkeväksi ratkaisuksi niin taloudellisesta kuin operatiivisestakin näkökulmasta.
Loppujen lopuksi palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa yrityksen resursseja siihen, missä se on parhaimmillaan – oman liiketoimintansa kehittämiseen ja kasvattamiseen.
