Att starta ett företag i Finland är spännande, men det medför också ett ansvar som många underskattar från början: bokföringen. Oavsett om du driver ett enskilt företag, ett aktiebolag eller ett öppet bolag, gäller lagstadgade krav på redovisning redan från den dag verksamheten startar. Att förstå grunderna i bokföring för nystartade företag är inte bara en juridisk skyldighet, det är också ett av de bästa sätten att hålla koll på om verksamheten faktiskt går med vinst.
Den finska bokföringslagen (kirjanpitolaki 1336/1997) reglerar hur företag ska sköta sin redovisning, och den gäller alla som bedriver näringsverksamhet i Finland. Många nystartade företagare tror att bokföring är något man kan vänta med tills verksamheten ”kommit igång”, men det stämmer inte. Nedan går vi igenom det du behöver veta för att komma rätt från start.
Bokföringskrav som gäller från dag ett
Från och med den dag ditt företag registreras i handelsregistret är du skyldig att föra bokföring. Det gäller alla företagsformer, från det minsta enskilda företaget till det nybildade aktiebolaget. Bokföringslagen kräver att alla affärshändelser dokumenteras löpande och att räkenskaperna avslutas med ett bokslut vid räkenskapsårets slut.
Räkenskapsåret är normalt tolv månader och behöver inte följa kalenderåret, men det första räkenskapsåret kan vara kortare eller längre, dock maximalt 18 månader. Alla verifikationer, det vill säga kvitton, fakturor och andra underlag, ska bevaras i minst sex år efter utgången av det räkenskapsår de tillhör. Det är viktigt att upprätta ett system för detta redan från dag ett, annars riskerar man att tappa bort underlag som sedan saknas vid en eventuell skattegranskning.
Nystartade aktiebolag (Oy) är alltid bokföringsskyldiga och måste upprätta ett fullständigt bokslut med resultat- och balansräkning. Enskilda näringsidkare (toiminimi) med liten omsättning kan i vissa fall tillämpa ett förenklat förfarande, men även de måste föra kassabok eller motsvarande förteckning över inkomster och utgifter.
Kontantmetod eller faktureringsmetod – vilket passar ditt företag?
Ett av de första praktiska besluten inom bokföring för ett nytt företag handlar om vilken redovisningsmetod som ska användas: kontantmetoden eller faktureringsmetoden (även kallad periodisering).
Med kontantmetoden bokförs inkomster och utgifter när pengarna faktiskt betalas in eller ut. Det är enklare och ger en direkt bild av kassaflödet, vilket ofta passar mindre företag med få transaktioner. Metoden är tillåten under räkenskapsåret men kräver att man vid bokslutet justerar till periodisering enligt god bokföringssed.
Med faktureringsmetoden bokförs intäkter när fakturan utfärdas och kostnader när de uppstår, oavsett när betalningen sker. Det ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning och är obligatoriskt för företag som är momsregistrerade och redovisar moms månadsvis eller kvartalsvis. De flesta aktiebolag och tillväxtorienterade företag väljer faktureringsmetoden från start.
Valet av metod påverkar också hur du hanterar moms, vilket leder oss till nästa viktiga område.
Så hanterar du moms och skattedeklarationer i Finland
Moms, eller mervärdesskatt (arvonlisävero, ALV), är ett centralt inslag i redovisning i Finland och något som nystartade företag behöver förstå tidigt. Om företagets omsättning överstiger 15 000 euro per räkenskapsår är man skyldig att registrera sig som momsskyldig i Skatteförvaltningens register (Verohallinto).
De allmänna momssatserna i Finland är:
- 25,5 % allmän skattesats (gäller de flesta varor och tjänster)
- 14 % livsmedel och restaurangtjänster
- 10 % bland annat böcker, läkemedel och persontransporter
Momsdeklarationen lämnas in via OmaVero, Skatteförvaltningens e-tjänst, och betalningsperioden kan vara månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på omsättningens storlek. Nystartade företag med en omsättning under 30 000 euro kan ansöka om kvartalsvis redovisning, vilket minskar den administrativa bördan. Det är viktigt att hålla dessa deadlines, eftersom förseningar leder till påföljdsavgifter.
Utöver momsen ska företagare i Finland lämna in en skattedeklaration för inkomstskatt. Aktiebolag deklarerar bolagsskatt (yhteisövero) på 20 % av vinsten, medan enskilda näringsidkare beskattas för företagsinkomsten som personlig inkomst. Förhandsbetalning av skatt (ennakkoverot) görs löpande under året baserat på uppskattad vinst.
Vanliga bokföringsmisstag som nystartade företag gör
Även välmotiverade företagare gör misstag i bokföringen, och de flesta är fullt möjliga att undvika med lite förberedelse. Att känna till de vanligaste fallgroparna kan spara både tid och pengar.
Att blanda privata och företagets utgifter
Ett av de allra vanligaste misstagen är att använda företagskontot för privata inköp, eller tvärtom. Det skapar förvirring i bokföringen och kan leda till skattemässiga problem. Öppna ett separat bankkonto för företaget redan från dag ett och håll det strikt åtskilt från privatekonomin.
Att glömma verifikationer
Varje affärshändelse måste ha ett underlag. Kvitton som försvinner, fakturor som inte sparas eller muntliga avtal utan dokumentation kan bli ett problem vid bokslut eller skattegranskning. En enkel rutin, till exempel att fotografera kvitton direkt med en app, gör stor skillnad.
Att skjuta upp bokföringen
Bokföring som samlas i högar och hanteras en gång om året är ett recept för stress och fel. Löpande bokföring, helst varje vecka eller månad, ger bättre kontroll och gör bokslutet betydligt enklare. Bokföringslagen kräver dessutom att bokföringen är aktuell, inte att den görs retroaktivt.
Att missa avdragsgilla kostnader
Nystartade företag missar ofta avdrag de har rätt till, till exempel kostnader för hemmakontor, arbetsresor, utbildning kopplad till verksamheten eller utrustning som köpts in. Att inte utnyttja dessa avdrag innebär att man betalar mer skatt än nödvändigt.
När lönar det sig att anlita en tilitoimisto?
Många nystartade företagare försöker sköta bokföringen på egen hand för att spara pengar, vilket är förståeligt. Men det finns situationer där kostnaden för en bokföringsbyrå mer än väl betalar sig.
En tilitoimisto, det vill säga en bokföringsbyrå, tar hand om den löpande bokföringen, upprättar bokslut, hanterar momsdeklarationer och ser till att allt lämnas in i tid. Det frigör tid som du som företagare kan lägga på det du faktiskt är bra på: att driva och utveckla verksamheten. Risken för kostsamma misstag minskar också avsevärt när en professionell hanterar siffrorna.
Det lönar sig särskilt att anlita en bokföringsbyrå när:
- Omsättningen växer och transaktionsvolymen ökar
- Företaget har anställda och behöver hantera löner och arbetsgivaravgifter
- Verksamheten sker i flera länder eller med internationella kunder
- Det saknas tid eller intresse för att hålla sig uppdaterad om skattelagstiftning och redovisningsregler
- Man planerar att söka finansiering eller ta in investerare, vilket kräver välordnad bokföring
Vi på Firmally hjälper nystartade företag i Finland med allt från löpande bokföring och momsdeklarationer till bokslut och skatteplanering. Vi förstår att varje nytt företag har unika behov, och vi anpassar vår service efter just din situation. Oavsett om du precis registrerat ditt företag eller har hållit på ett tag men känner att bokföringen kommit ur kontroll, är vi redo att hjälpa till.
Tveka inte att kontakta oss för en förutsättningslös diskussion om hur vi kan avlasta dig och se till att din bokföring är i ordning från grunden.
