Kombinerad dataskyddsbeskrivning och informationsdokument i enlighet med dataskyddslagen och Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679/EU).

1. Registeransvarig

    Tili Sydwest Oy Ab (Firmally)

    FO-nummer: 0723719-0

    Strandvägen 16 A 

    21600 Pargas

    Finland

    Tel. +358 245 81425

2. Kontaktperson för registeransvarig

    Ove Arén

    info@firmally.fi

    Tel. +358 245 81425

    Strandvägen 16 A

    21600 Pargas

    Finland

3. Registrets namn

    Tili Sydwest kundregister

4. Grund och syfte med behandling av personuppgifter

För att tillhandahålla och leverera tjänster behandlar vi våra kunders personuppgifter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att hålla kontakt med kunder och upprätthålla

kundrelationen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på avtalet mellan den registrerade och

registeransvarig. Uppgifter behandlas också för att uppfylla lagstadgade och myndighetsmässiga

skyldigheter. Dessutom ställer lagen om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism

krav på att redovisningsbranschen ska förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism samt främja upptäckten och utredningen av dessa. För att uppfylla detta åläggs en skyldighet att identifiera kunder och utreda information om deras affärsverksamhet och ägande. Informationen som samlas in kan användas enligt lag för att förhindra, avslöja och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism.

5. Registrerade

Kundregistret innehåller information om kunder och deras kontaktpersoner samt eventuella andra personer som är relaterade till kundrelationen, ifall lagring av deras personuppgifter är nödvändigt för att hantera kundrelationen eller uppfylla registeransvarigas lagstadgade skyldigheter på annat sätt.

6. Personuppgifter som lagras i registret

Kundregistret innehåller följande personuppgifter om våra kunder, beslutsfattare och kontaktpersoner:

• Namn
• Födelsedatum
• Personnummer (för pålitlig identifiering)
• Nationalitet
• Postadress
• E-post
• Telefonnummer
• Position
• Relation till det representerade företaget
• Information om politiskt inflytelserik position

Kundregistret innehåller också följande kundinformation:

• Övrig information relaterad till kundrelationen och beställda tjänster

7. Personuppgiftsbehandlare

Registeransvarig och registeransvariges anställda behandlar personuppgifter.

8. Rättigheter för den registrerade

Förfrågningar om användningen av registrerades uppgifter ska göras till den ovan nämnda adressen för registeransvarige. Den registrerade har följande rättigheter:

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att inspektera de personuppgifter vi har sparat.

Rätt till rättelse

Den registrerade kan begära att felaktig eller ofullständig information om registrerade rättas till.

Rätt att invända

Den registrerade kan invända mot behandlingen av personuppgifter om de anser att uppgifterna har behandlats olagligt.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att begära att information raderas om behandlingen inte längre är nödvändig. Vi behandlar en begäran om radering, var efter vi antingen raderar informationen eller meddelar en motiverad anledning till varför informationen inte kan raderas. Observera att registeransvarig kan ha en lagstadgad eller annan rätt att inte radera begärd information. Den registeransvarige måste hålla all information och dokument om kunden och affärer aktuella och relevanta.

Återkallande av samtycke

Om behandlingen av personuppgifter om den registrerade endast baseras på samtycke och inte t.ex. på kundrelation eller medlemskap, kan den registrerade återkalla sitt samtycke.

Den registrerade har rätt att överklaga beslutet till dataskyddsombudet

Den registrerade har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av kontroversiell information tills frågan är löst.

Klagorätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataskyddsombudet om de anser att vi bryter mot gällande dataskyddslagstiftning vid behandlingen av personuppgifter. Kontaktuppgifter till

dataskyddsombudet: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

9. Reguljära källor för information

Informationen som lagras i registret erhålls reguljärt från:

1. offentliga företagsregister och liknande register
2. kunden, t.ex. vid bildandet av kundrelation, genom meddelanden som skickats via webbformulär, e-post, telefon, avtal, kundmöten och andra situationer där kunden lämnar sina uppgifter.

10. Reguljära överföringar av information

Registeransvarig överför normalt sett inte information från registret till tredje parter. Informationen kan dock ibland överföras enligt finsk lag. Programvaror som används av registeransvarig och deras leverantörer samt andra underleverantörer är också personuppgiftsbehandlare. Registeransvarig kan använda underleverantörer och tjänsteleverantörer för teknisk support, kundservice, hantering och analys av användardata samt kommunikation med kunder. Dina personuppgifter kan överföras till registeransvarigas underleverantörer och tjänsteleverantörer endast i den utsträckning som krävs för att de ska delta i utförandet av registeransvarigas tjänster och uppfylla de ändamål som beskrivs i denna informationsbeskrivning. Registeransvarige använder sig av tjänsteleverantörer vid behandlingen av uppgifter. Registeransvarig säkerställer att överföringarna genomförs korrekt och i enlighet med gällande lagstiftning om behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter kan överlämnas till en behörig myndighet enligt krav och förutsättningar i lag.

11. Lagringstid för information

Personuppgifter lagras normalt sett så länge kundrelationen är i kraft. Lagstiftningen fastställer en minimilagringstid för vissa uppgifter (löne- och bokföringsmaterial samt uppgifter enligt lagen om förebyggande av penningtvätt). Registeransvarig är skyldig att bevara bokföringsmaterial enligt bokföringslagen (10 år). Därför kan inte material som rör bokföring raderas före utgången av den fastställda tidsfristen. Enligt penningtvättslagen måste informationen bevaras på ett pålitligt sätt i fem (5) år från att en ordinarie kundrelation har avslutats.

12. Kontakt

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill korrigera felaktig information kan du kontakta den angivna kontaktpersonen för registeransvarige. Du har rätt att begära information om dina behandlade personuppgifter kostnadsfritt en gång per kalenderår. Dessa förfrågningar bör göras skriftligen och skickas till den ovan nämnda adressen.