Tilitoimiston vaihtaminen tuntuu monesta yrittäjästä isolta askeleelta, ja usein muutos lykätään tulevaisuuteen vain siksi, että prosessi tuntuu epäselvältä. Todellisuudessa tilitoimiston vaihto on hyvin hallittavissa oleva toimenpide, kun se tehdään suunnitellusti ja oikeaan aikaan. Tässä artikkelissa käymme läpi ne merkit, jotka kertovat vaihdon olevan ajankohtainen, sekä sen, miten tilitoimiston vaihto käytännössä etenee alusta loppuun.
Merkit siitä, että nykyinen tilitoimisto ei enää palvele
Yhteistyö tilitoimiston kanssa on parhaimmillaan saumatonta: kirjanpito on ajantasaista, neuvoja saa tarvittaessa ja viestintä toimii molempiin suuntiin. Kun jokin näistä alkaa rakoilla, kannattaa pysähtyä miettimään, vastaako nykyinen kumppani todella yrityksen tarpeita.
Yleisimpiä varoitusmerkkejä ovat toistuvat viivästykset raporttien toimittamisessa, vaikeus tavoittaa vastuuhenkilöä ja se, että tilitoimisto reagoi vain pyydettäessä eikä ota itse yhteyttä esimerkiksi veromuutosten yhteydessä. Myös tilanne, jossa yritys on kasvanut mutta palvelu ei ole kehittynyt sen mukana, on selkeä signaali. Suomessa kirjanpitolaki (1336/1997) edellyttää, että kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti ja ajantasaisesti, joten vastuun laiminlyöminen ei ole vain palvelukysymys, vaan sillä on myös oikeudellinen ulottuvuus.
Jos virheitä löytyy toistuvasti veroilmoituksista tai tilinpäätöksistä, tai jos tilitoimisto ei tunne yrityksesi toimialaa riittävän hyvin, nämä ovat vahvoja perusteita harkita vaihtoa. Luottamus on yhteistyön perusta, ja sen puuttuminen on yksinään riittävä syy.
Paras ajankohta tilitoimiston vaihdolle
Tilitoimiston vaihto onnistuu periaatteessa milloin tahansa, mutta käytännössä jotkut ajankohdat ovat selvästi muita parempia. Paras hetki on tilikauden vaihde, koska silloin uusi tilitoimisto aloittaa puhtaalta pöydältä ilman kesken jääneen tilikauden aineistoa.
Useimmilla suomalaisilla yrityksillä tilikausi päättyy 31.12., joten alkuvuosi, erityisesti tammi- ja helmikuu, on luontevin vaihtoajankohta. Vaihto on mahdollinen myös kesken tilikauden, mutta se vaatii enemmän tiedonsiirtoa ja yhteistyötä vanhan tilitoimiston kanssa. Kannattaa ottaa huomioon, että arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiset ilmoitusvelvollisuudet ja tuloveroilmoituksen määräajat sitovat aikatauluja, joten vaihto kannattaa ajoittaa niin, ettei se osu kriittisten ilmoitusten läheisyyteen.
Älä myöskään odota vaihdon kanssa niin kauan, että virheitä on jo kertynyt. Mitä nopeammin ongelma tunnistetaan ja toimenpiteisiin ryhdytään, sitä vähemmän korjattavaa uudelle kumppanille jää.
Miten tilitoimiston vaihto käytännössä etenee
Prosessi on selkeä, kun se pilkotaan vaiheisiin. Hyvä lähtökohta on kartoittaa ensin omat tarpeet: tarvitaanko pelkkä peruskirjanpito, vai odotetaanko tilitoimistolta myös talousneuvontaa, palkanlaskentaa tai kasvun tukemista?
Vaihe 1: Irtisanominen ja sopimuksen purkaminen
Tarkista nykyisen sopimuksen irtisanomisaika. Useimmissa tilitoimistosopimuksissa irtisanomisaika on yhdestä kolmeen kuukautta. Irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti, jotta siitä jää selkeä dokumentti. Varmista myös, että sopimus ei sisällä ehtoja, jotka rajoittaisivat aineiston luovuttamista.
Vaihe 2: Aineiston siirto
Kirjanpitoaineisto kuuluu yritykselle, ei tilitoimistolle. Kirjanpitolain mukaan tositteet ja kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, ja tämä velvollisuus on yrittäjällä itsellään. Pyydä vanhalta tilitoimistolta kaikki aineistot selkeässä muodossa, mieluiten sähköisesti. Hyvä käytäntö on pyytää myös yhteenveto avoimista tehtävistä ja mahdollisista kesken olevista veroasioista.
Vaihe 3: Uuden tilitoimiston perehdyttäminen
Kun uusi kumppani on valittu, käydään läpi yrityksen tilanne, toimiala, erityistarpeet ja käytettävät järjestelmät. Mitä enemmän tietoa uudelle tilitoimistolle annetaan heti alussa, sitä sujuvammin yhteistyö käynnistyy.
Mitä uudelta tilitoimistolta kannattaa edellyttää
Uutta tilitoimistokumppania valittaessa pelkkä hinta ei riitä valintaperusteeksi. Tärkeämpää on varmistaa, että tilitoimisto ymmärtää yrityksesi toimialan ja pystyy kasvamaan sen mukana.
Konkreettisia asioita, joita kannattaa selvittää ennen sopimuksen allekirjoittamista:
- Onko tilitoimistolla kokemusta juuri sinun toimialaltasi?
- Kuka on nimetty vastuuhenkilö ja kuinka helposti hänet tavoittaa?
- Mitä ohjelmistoja käytetään, ja sopivatko ne yrityksen nykyisiin järjestelmiin?
- Miten raportointia hoidetaan ja kuinka usein saat yhteenvedot yrityksen taloudesta?
- Sisältääkö palvelu proaktiivista neuvontaa, esimerkiksi verosuunnittelua tai kasvutukea?
Suomessa auktorisoitu tilitoimisto on Taloushallintoliiton jäsen, mikä tarkoittaa, että se on sitoutunut noudattamaan alan eettisiä ohjeita ja sen henkilöstön osaaminen on varmistettu. Tämä on hyvä lähtökohta luotettavan kumppanin valinnassa.
Me Firmallylla uskomme, että hyvä tilitoimistosuhde on aidosti kumppanuus, ei pelkkä palvelusopimus. Autamme yrityksiä paitsi pitämään kirjanpidon kunnossa, myös ymmärtämään taloutensa niin, että päätöksenteko helpottuu.
Yleisimmät virheet tilitoimistoa vaihtaessa
Tilitoimiston vaihto menee useimmiten hyvin, mutta tietyt sudenkuopat toistuvat. Tunnistamalla ne etukäteen prosessi sujuu paljon kivuttomammin.
Vaihto tehdään kiireessä. Kun päätös on tehty, moni haluaa vaihtaa mahdollisimman nopeasti. Hätiköinti johtaa kuitenkin helposti siihen, että aineistoa katoaa tai siirtyy puutteellisena, ja uusi tilitoimisto joutuu aloittamaan epätäydellisellä tiedolla.
Sopimuksen ehtoja ei tarkisteta. Irtisanomisaikoja ja mahdollisia lisäkuluja ei aina lueta huolellisesti, mikä voi johtaa yllättäviin laskuihin tai viivästyksiin.
Aineistoa ei pyydetä riittävän ajoissa. Vanha tilitoimisto voi olla hidas luovuttamaan materiaalit, ja jos asia jätetään viime hetkeen, se voi viivästyttää uuden yhteistyön aloittamista merkittävästi.
Uuden tilitoimiston valinta tehdään pelkän hinnan perusteella. Edullisin vaihtoehto ei välttämättä ole paras, erityisesti jos yritys kasvaa tai sillä on erityistarpeita. Palvelun laatu ja reagointinopeus maksavat itsensä takaisin.
Tilitoimiston vaihtaminen on investointi yrityksen tulevaisuuteen. Jos tunnistat artikkelin merkeistä jonkin omaan tilanteeseesi sopivan tai haluat selvittää, miten yhteistyö Firmallyn kanssa voisi toimia, ota meihin yhteyttä. Autamme sinua arvioimaan tilanteen ja tekemään vaihdon sujuvasti, ilman turhaa stressiä.
