Arbetsgivare i Finland måste rapportera löner och andra ersättningar till inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningen. Rapporteringen sker elektroniskt via inkomstregistrets e-tjänst, tekniska gränssnitt eller uppladdningstjänst. Obligatoriska uppgifter inkluderar löneinformation, naturaförmåner och skattefria ersättningar. Systemet förenklar arbetsgivarnas rapporteringsskyldighet genom att samla all inkomstrapportering på ett ställe för olika myndigheters användning.
Vad är inkomstregistret i Finland och varför behöver arbetsgivare rapportera till det?
Inkomstregistret (Tulorekisteri) är ett nationellt elektroniskt register som samlar information om löner, pensioner och förmåner som betalas till personer i Finland. Det infördes den 1 januari 2019 för löneinformation och utvidgades 2021 till att omfatta även pensioner och förmåner. Registret fungerar som en central databas där arbetsgivare rapporterar inkomstuppgifter en enda gång istället för att skicka separata rapporter till flera olika myndigheter.
Huvudsyftet med inkomstregistret är att förenkla arbetsgivarnas administrativa börda och minska byråkratin. Tidigare behövde arbetsgivare rapportera inkomstuppgifter separat till Skatteförvaltningen, pensionsbolag, arbetslöshetsförsäkringsfonden och andra myndigheter. Nu hämtar dessa myndigheter själva informationen direkt från registret.
Inkomstregistret används av flera myndigheter, bland annat:
- Skatteförvaltningen
- Arbetspensionsanstalter
- Folkpensionsanstalten (FPA)
- Arbetslöshetsförsäkringsfonden
- Arbetslöshetskassor
- Statistikcentralen
Genom att centralisera rapporteringen förbättras effektiviteten och informationens aktualitet, vilket gör det enklare för myndigheter att beräkna och hantera förmåner, skatter och andra avgifter baserade på inkomster.
Vilka uppgifter måste arbetsgivare rapportera till inkomstregistret?
Arbetsgivare är skyldiga att rapportera en rad olika inkomstuppgifter till inkomstregistret. De obligatoriska uppgifterna, även kallade minimikraven, inkluderar grundläggande information om utbetalda löner och andra ersättningar. Dessa uppgifter måste alltid rapporteras för varje inkomsttagare.
De obligatoriska uppgifterna omfattar:
- Löneutbetalningsdag och löneperiod
- Grundlön, övertidsersättningar och andra lönetillägg
- Naturaförmåner (t.ex. bilförmån, bostadsförmån, telefonförmån)
- Förskottsinnehållning (skatt)
- Arbetstagares arbetspensionsavgift och arbetslöshetsförsäkringspremie
- Skattefria kostnadsersättningar (t.ex. resekostnader, dagtraktamenten)
- Löner som betalats till arbetstagare som är försäkrade i Finland men arbetar utomlands
Utöver de obligatoriska uppgifterna finns även kompletterande uppgifter som kan vara frivilliga att rapportera, men som rekommenderas för att förenkla administrationen. Dessa kan inkludera mer detaljerad information om anställningsförhållandet, frånvaro och specifika lönetyper.
För företagare och egenföretagare gäller särskilda regler. De behöver inte rapportera inkomster som de tar ut från sitt företag som vinst eller utdelning, men måste rapportera lön som de betalar till sig själva från företaget.
När ska arbetsgivare lämna in rapporter till inkomstregistret?
Arbetsgivare måste rapportera löneuppgifter till inkomstregistret senast fem kalenderdagar efter betalningsdagen. Betalningsdagen räknas som den dag då inkomsten är tillgänglig för inkomsttagaren, till exempel när lönen finns på arbetstagarens bankkonto.
Om den femte dagen infaller på en helg eller helgdag, flyttas tidsfristen till nästa vardag. Detta betyder att om lönen betalas ut på en måndag, måste rapporteringen göras senast följande måndag (eller nästa vardag om måndagen är en helgdag).
För särskilda typer av betalningar gäller följande tidsfrister:
- Naturaförmåner som inte kombineras med kontantlön: senast den femte dagen efter månaden då förmånen gavs
- Små engångsersättningar under 200 euro (t.ex. till tillfälliga föreläsare): kan rapporteras månadsvis, senast den femte dagen i följande månad
- Arbetsgivarens separata anmälan (om arbetsgivaravgifter): ska lämnas in månadsvis, senast den femte dagen i följande månad
Det är viktigt att hålla tidsfristerna eftersom försenade rapporter kan leda till påföljder. Rapporteringen måste göras även om arbetsgivaren inte har betalat ut några löner under månaden – då lämnas en så kallad ”nollanmälan” via arbetsgivarens separata anmälan.
Hur rapporterar arbetsgivare praktiskt till inkomstregistret?
Arbetsgivare kan rapportera till inkomstregistret genom flera olika kanaler beroende på företagets storlek och behov. All rapportering sker elektroniskt, och det finns ingen möjlighet att lämna in pappersanmälningar. De huvudsakliga rapporteringssätten är:
- Inkomstregistrets e-tjänst – Arbetsgivaren loggar in på inkomstregistrets webbplats med stark autentisering (t.ex. bankkoder eller mobilcertifikat) och fyller i uppgifterna manuellt i ett webbformulär. Detta passar mindre arbetsgivare med få anställda.
- Tekniskt gränssnitt – För större arbetsgivare som har många anställda finns möjlighet att överföra uppgifter direkt från lönesystemet till inkomstregistret. Detta kräver att företagets lönesystem stöder denna funktion.
- Uppladdningstjänst – Arbetsgivaren skapar en fil med inkomstuppgifter i sitt lönesystem och laddar sedan upp filen via inkomstregistrets e-tjänst.
För att kunna använda inkomstregistrets e-tjänst behöver arbetsgivaren en Katso-kod eller Suomi.fi-fullmakt. Från och med 2021 har Katso-koderna gradvis ersatts av Suomi.fi-fullmakter.
Mindre företag och föreningar kan också ge fullmakt till en redovisningsbyrå eller annan representant att sköta rapporteringen. Detta görs genom Suomi.fi-fullmaktstjänsten.
Vad händer om arbetsgivare gör fel i rapporteringen till inkomstregistret?
Om en arbetsgivare upptäcker fel i en tidigare inlämnad rapport till inkomstregistret, måste felet korrigeras utan dröjsmål. Korrigeringen görs genom att lämna in en ersättande anmälan som innehåller alla uppgifter, både de korrekta och de som behöver ändras. Det går inte att bara rapportera de ändrade uppgifterna.
Processen för att korrigera felaktiga rapporter är följande:
- Identifiera den felaktiga anmälan med hjälp av anmälningsreferensen
- Skapa en ny, ersättande anmälan med alla uppgifter korrekt ifyllda
- Markera anmälan som en ersättande anmälan och ange referensen till den ursprungliga anmälan
- Skicka in den ersättande anmälan via samma kanal som användes för den ursprungliga anmälan
Konsekvenserna av felrapportering kan variera beroende på felets art och hur snabbt det korrigeras. Om felet innebär att för lite skatt har betalats, kan arbetsgivaren behöva betala den saknade skatten plus eventuell dröjsmålsränta. Upprepade eller avsiktliga fel kan leda till påföljdsavgifter.
Inkomstregistret har följande påföljder för försenade eller felaktiga rapporter:
- Förseningsavgift på upp till 135 euro för försenad rapportering
- Skatteförhöjning om felaktiga uppgifter leder till felaktig beskattning
- Administrativa avgifter från andra myndigheter som använder inkomstregistrets uppgifter
Det är därför viktigt att arbetsgivare har rutiner för att säkerställa korrekt rapportering och snabbt korrigera eventuella fel. Många arbetsgivare anlitar redovisningsbyråer eller använder automatiserade lönesystem för att minimera risken för fel.
