Kokeneena tilitoimistona Firmally on vuosien varrella nähnyt monia trendejä. Viime aikoina yksi keskustelun aiheista on ollut palkanlaskennan ulkoistaminen.
On aina olemassa sekä etuja että haittoja miettiessä, mitä kannattaa hoitaa itse ja mitä antaa muiden tehtäväksi. Mutta mitkä seikat ovat tärkeimpiä? Tiivistäen koko blogikirjoituksen, emme ole kohdanneet tapausta, jossa yritys olisi siirtänyt palkanlaskennan takaisin sisäisesti hoidettavaksi ulkoistamisen jälkeen, mikä itsessään viittaa ulkoistamisen hyötyihin. Mutta miksi näin on?
Ulkoistaminen on ennen kaikkea kannattavaa, koska se siirtää riskejä ja vastuuta erikoistuneille kumppaneille. Se vapauttaa yrityksen monimutkaisista tehtävistä, vähentää virheitä ja mahdollistaa keskittymisen ydinliiketoimintaan, mikä lisää tehokkuutta.
Palkanlaskennan hoitaminen itse voi olla monimutkaista, ja yritykset kohtaavat haasteita luottaessaan omaan henkilöstöönsä, erityisesti jos vastuussa on vain yksi henkilö. Tämä voi johtaa suuriin ongelmiin ja pahimmassa tapauksessa palkanmaksun keskeytyksiin, esimerkiksi sairauspoissaolojen, irtisanomisten, lomien tai vanhempainvapaiden aikana.
Tilitoimistot erikoistuvat palkanlaskentaan ja niiden henkilöstöllä on syvällinen ymmärrys viimeisimmistä lakimuutoksista ja säädöksistä, jotka ohjaavat palkanlaskentaprosesseja. Tämä takaa palkkojen, verojen ja sosiaalimaksujen täsmällisen ja oikeellisen käsittelyn. Lisäksi tilitoimistoilla on asiakkaita eri aloilta ja erikokoisia, mikä antaa laajemman näkemyksen palkanlaskennan eri tilanteisiin.
Palkanlaskennan ulkoistaminen voi olla kustannustehokkaampaa verrattuna oman palkanlaskentaosaston ylläpitämiseen. Yritys maksaa vain tarvitsemistaan palveluista, eikä sen tarvitse huolehtia henkilöstön hallinnasta, koulutuksesta tai palkkajärjestelmien investoinneista.
Onko ulkoistaminen oikea valinta?
Ulkoistaminen ei aina ole helppoa, sillä jokainen yritys on ainutlaatuinen. Ne toimivat eri aloilla, eri paikoissa ja niillä on erilainen määrä työntekijöitä. Lisäksi jokaisella yrityksellä on oma henkilöstökokoonpanonsa, prosessinsa, visionsa ja erityisesti omat ratkaistavansa ongelmat.
Ulkoistamisen yhteydessä mainitut suurimmat haitat ovat korkeat kustannukset, oman kontrollin puute, viestintävaikeudet, toimittajariippuvuus, sopeutumisongelmat, tietoturva ja yksityisyys sekä saatavuus. Välttääkseen tilanteen, jossa mikään ei toimi, on tärkeää löytää kumppani, joka aktiivisesti hallinnoi vaikeimpia osa-alueita.
Miten Firmally voi auttaa vaikeimmissa osa-alueissa?
Firmally tarjoaa kilpailukykyiset hinnat palveluilleen, perustuen kokonaispakettiin, jonka asiakas haluaa tilata. Ennen asiakassuhteen aloittamista tehdään huolellinen kartoitus. Lisäksi meillä on takeet kaikista suoritetuista töistä. Olemme käyttöönottaneet vahvat turvatoimet, mukaan lukien datan salauksen, tiukat pääsynvalvontatoimet ja salassapitosopimukset, varmistaaksemme, että arkaluonteiset tiedot suojataan parhaalla mahdollisella tavalla. Datan turvaamiseksi tehdään sopimus kaikkien asiakkaiden kanssa ennen toimeksiannon aloittamista.
Tarjoamalla räätälöitäviä ratkaisuja Firmally voi työskennellä läheisesti asiakasyrityksen kanssa ymmärtääkseen sen ainutlaatuiset tarpeet ja integroidakseen yrityskulttuurin palkanlaskentaan. Tämä sisältää muun muassa raportointijärjestelmiä, jotka antavat yritykselle näkymän ja kontrollin palkkaprosessiin. Haluamme toimia ”kollegoina” asiakkaidemme kanssa, ei vain ”tilaajina” ja ”toimittajina”.
Firmally voi tarjota omistautuneita yhteyshenkilöitä ja selkeitä viestintäkanavia varmistaakseen, että kommunikaatio on selkeää ja nopeaa. Tämä voi sisältää säännöllisiä kokouksia ja raportointia, jotta yritys pysyy ajan tasalla. Firmally voi tarjota joustavia ratkaisuja ja työskennellä tiiviisti yrityksen kanssa mukauttaakseen palveluita erityistarpeiden mukaan. Tämä voi sisältää räätälöityä raportointia ja palkkajärjestelmän konfigurointia parhaan tehokkuuden saavuttamiseksi. Firmally tarjoaa joustavat tukiajat ja viestintäkanavat, jotka sopivat yrityksen työaikoihin ja tarjoavat nopean vastauksen mahdollisiin kysymyksiin tai ongelmiin.
Firmally erottuu tarjoamalla henkilökohtaista palvelua, räätälöitäviä ratkaisuja ja toimimalla luotettavana kumppanina, ei vain palveluntarjoajana. Asiakkaiden odotusten ylittäminen ja mahdollisten ongelmien proaktiivinen ratkaiseminen vahvistaa luottamusta meidän ja asiakkaidemme välillä.
Miten edetä?
Mietittekö parhaillaan, mitä tehdä omalla palkanlaskennallanne? Tarvitsetteko apua henkilöstönne kesäloman aikana? Tarvitsetteko tukea ajanhallintaan? Haluatteko pääsyn konsultointipalveluihin omalle henkilöstöllenne? Tai kohtaatteko muutoksia henkilöstössänne ja harkitsette koko prosessin ulkoistamista?
Riippumatta tilanteestanne, kannattaa olla meihin yhteydessä. Olemme vain puhelun tai sähköpostin päässä. Käymme läpi tilanteenne yhdessä selvittääksemme, miten voimme auttaa juuri teitä.
Ei ole koskaan liian myöhäistä toivottaa Firmally tervetulleeksi firmaan.
________________
Robin Elvström
Toimitusjohtaja & PHT, Palkkahallinnon neuvonantaja
