Som en redovisningsbyrå med lång erfarenhet har Firmally observerat många trender över åren. Ett av de mest diskuterade ämnena på senare tid är frågan om att outsourca löneadministrationen.
Det finns alltid för- och nackdelar när det gäller att avgöra vad man bör hantera internt och vad man kan låta någon annan sköta, men vilka faktorer väger tyngst?
För att kortfattat summera hela blogginlägget så har vi hittills inte stött på ett enda fall där ett företag har valt att ta löneräkningen tillbaka ’inhouse’ efter att ha outsourcat den, vilket i sig talar för att outsourca. Men varför är det så?
Outsourcing är först och främst lönsamt då det delegerar risker och ansvar till specialiserade partners. Det befriar företag från komplexa uppgifter, minskar felaktigheter och tillåter en koncentration på kärnverksamheten, vilket leder till ökad effektivitet. Att hantera löneadministration internt kan vara en komplex uppgift och företag står inför utmaningar när de förlitar sig på egen personal, särskilt om det bara är en person som är ansvarig. Detta leder ofta till stora problem och i värsta fall avbrott i lönehanteringen vid oplanerade händelser som sjukfrånvaro, uppsägning, semester eller föräldraledighet.
Redovisningsbyråer specialiserar sig på löneadministration och har kvalificerad personal med djupgående kunskap om de senaste lagarna och reglerna som styr löneadministrativa processer. Detta säkerställer korrekt och noggrann hantering av löner, skatter
och sociala avgifter. Redovisningsbyråer har dessutom många kunder inom olika branscher och av olika storlekar, vilket innebär
en bredare förståelse för löneräkning och dess olika situationer.
Att outsourca löneadministrationen kan vara kostnadseffektivt jämfört med att upprätthålla en intern löneavdelning. Företaget betalar för de tjänster som behövs och det finns ingen kostnad för att hantera personal, utbildning eller investeringar i lönesystem.
Är outsourcing rätt väg att gå?
Att outsourca behöver inte alltid vara en dans på rosor eftersom man måste komma ihåg att alla företag är unika. De verkar inom olika branscher, på olika platser och har olika mängd personal. Dessutom har alla företag olika personaluppsättningar, processer, visioner och framför allt olika problem som behöver lösas. När man läser om att outsourca tjänster nämns ofta de största nackdelarna: höga kostnader, brist på egen kontroll, kommunikationssvårigheter, leverantörsberoende, anpassningsproblem, datasäkerhet och sekretess samt tillgänglighet. För att undvika som kund att hamna i en tråkig situation där inget fungerar lönar det sig att hitta en partner som aktivt hanterar de svåraste bitarna, vilket är nyckeln till en framgångsrik outsourcingupplevelse.
Hur kan Firmally hjälpa till med de svåraste bitarna?
Firmally erbjuder konkurrenskraftiga priser för sina tjänster, baserade på det helhetspaket som kunden önskar beställa. En noggrann kartläggning görs innan kundförhållandet ingås. Vi har dessutom garantier på allt jobb som genomförs. På Firmally har vi implementerat robusta säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering av data, strikta åtkomstkontroller och överenskommelser om sekretessavtal för att säkerställa att känslig information skyddas på bästa sätt. Ett datasäkerhetsavtal ingås med alla kunder innan uppdragsförhållandet påbörjas. Genom att erbjuda anpassningsbara lösningar kan Firmally arbeta nära kundföretaget för att förstå dess unika behov och integrera företagskulturen i lönehanteringen. Det inkluderar bland annat rapporteringssystem som ger företaget insikt och kontroll över löneprocessen. Vi på Firmally föredrar att jobba mer som ’kollegor’ med våra kunder än som ”beställare” och ”leverantör”.
Firmally kan tillhandahålla dedikerade kontaktpersoner och klara kommunikationskanaler för att säkerställa att dialogen är tydlig och snabb. Det kan inkludera regelbundna möten och rapportering för att hålla företaget informerat. Firmally kan erbjuda flexibla lösningar och arbeta nära företaget för att anpassa tjänsterna efter dess specifika behov. Det kan inkludera anpassad rapportering och konfiguration av lönesystemet för optimal effektivitet. Firmally har tillgängliga supporttider och kommunikationskanaler som passar företagets arbetstider och ger snabb respons på eventuella frågor eller problem.
Firmally differentierar sig genom att erbjuda personlig service, anpassningsbara lösningar och genom att agera som en pålitlig partner snarare än bara en tjänsteleverantör. Att fokusera på att överträffa kundförväntningar och lösa eventuella problem proaktivt förstärker förtroendet mellan oss och våra kunder.
Hur gå vidare?
Funderar ni för tillfället på vad ni bör göra med er egen löneadministration? Kanske behöver ni hjälp under den egna personalens sommarsemester? Kanske ni behöver stöd med tidsrapporteringen? Kanske ni vill ha tillgång till konsulttjänster för er egen personal? Eller står ni inför förändringar i personalen och överväger att outsourca hela processen. Oavsett situationen lönar det sig att vara i kontakt med oss. Vi är enbart ett samtal eller e-post bort. Vi går igenom er situation tillsammans för att klargöra hur vi kan vara till hjälp för just er.
Det är aldrig för sent att välkomna Firmally till firman.
________________
Robin Elvström
VD & PHT, Lönerådgivare
